Les 5 claus de la planificació i organització d'esdeveniments

Temps de lectura: 4 minuts

Un esdeveniment et permet congregar al teu públic objectiu al voltant d'una celebració o activitat d'entreteniment. Encara que existeixen diversos formats i activitats sobre les quals enfocar la teva esdeveniment, hi ha algunes pautes que sempre hauràs de complir en la seva planficació i organització perquè sigui un èxit.

Per ser més pràctics, anirem recorrent aquests 5 passos en base a un esdeveniment esportiu. Com en la majoria dels grans esdeveniments enfocats cap a l'oci i l'entreteniment, quan organitzes un esdeveniment esportiu, hauràs de centrar-te en la recerca de patrocinadors que rendibilitzin la teva carrera, torneig, competició o masterclass. A més, hauràs d'obtenir els permisos necessaris de l'Ajuntament corresponent o instal·lació per a celebrar-ho.

És per això que et recomanem seguir aquestes 5 claus en base a la nostra experiència planificant i organitzant esdeveniments esportius. Aquestes, t'ajudaran a focalitzar en el més important, mentre que la resta de tasques segueixen una execució de forma organitzada.

pinkrunlaspalmas

1) Coneix bé el format que vagis a executar, en el nostre cas, l'esport.

No només t'enfrontes a una gran diversitat de disciplines esportives, sinó també a una varietat de modalitats considerable. Pots optar per un esdeveniment de curta durada, organitzant des d'un torneig de diversos dies, amb les seves variables corresponents, fins a una jornada esportiva. D'altra banda, pots optar per una competició o rànquing de llarga durada amb diversos esdeveniments esportius connectats entre si.

El més aconsellable és que, a mesura que vagis guanyant experiència, vagis provant formats nous d'aquells esports que més domines. Posteriorment, podràs provar noves modalitats esportives de la mà de experts o professionals d'aquest esport, Que t'ajuden a tenir en compte aquests detalls que els usuaris van a demanar en aquest nínxol esportiu.

padel7-eventodep

2. Defineix la figura de coordinador del teu esdeveniment o contracta un expert.

Com comentàvem a del principi, et caldrà un responsable per a aquelles tasques en què aportacions menys valor, i així centrar-te en el realment important, com són els patrocinis, permisos i estratègia de captació d'usuaris.

Per a això, et recomanem contractar una persona que et de suport a la logística del teu esdeveniment esportiu. Les seves tasques i responsabilitats han d'estar definides a la perfecció:

  • Gestió dels recursos materials, Com per exemple, les pilotes de pàdel, premis, càtering i trofeus en un torneig de pàdel.
  • Muntatge i desmuntatge de l'material fonamental per a l'execució de l'esdeveniment, com el muntatge de lones, megafonia, tanques, arcs i abalisament d'una cursa popular.
  • Gestió de personal de suport de l'esdeveniment.

En moltes ocasions, podràs confiar aquestes tasques en una persona relacionada amb les instal·lacions on se celebri l'esdeveniment o en un professional de l'esport en qüestió, que tingui experiència en la planificació i organització d'esdeveniments.

coordinador-esportiu

3. Estableix l'objectiu del teu esdeveniment abans de realitzar la previsió econòmica.

Pots optar per un objectiu de negoci, intentant treure una rendibilitat econòmica a l'esdeveniment, o bé per un objectiu estratègic, amb la qual arribar a una gran massa d'usuaris. Aquesta decisió vindrà determinada depenent de si el teu objectiu és comunicar una novetat, tenir més presència de marca o treure rendiment econòmic directe de l'acció.

A l'hora de planificar i organitzar la resta de tasques del teu esdeveniment esportiu, aquest objectiu marcarà decisions importants com la de captar patrocinadors en major o menor mesura.

planificant-esdeveniment

4. Pensa en l'experiència de l'usuari "abans, durant i després" de l'esdeveniment.

També conegut com "viatge de el client" o Customer Journey, aquest procés et donarà les expectatives que va a tenir el teu usuari i en quins moments pots sorprendre amb alguna cosa diferent.

Ajuda't d'un usuari professional de l'esport perquè et digui com es viu des de dins, i planifica amb ell totes les tasques a realitzar. Serà fonamental que compleixis amb les expectatives en aquells punts crítics de l'esdeveniment.

5. Defineix i calendariza la teva estratègia de captació.

Això passa per saber a la perfecció en quins canals vas a comunicar als teus usuaris potencials que el teu esdeveniment esportiu arrenca ... ¿en quins mitjans vaig a aparèixer ?, apareixeré en xarxes socials amb una campanya de pagament oa través dels col·laboradors ?, aplicaré algun descompte especial a usuaris que ja van participar en esdeveniments anteriors ?, quan considero que és la meva data límit per obtenir un mínim de participants?

Són preguntes que han d'estar contestades a l' planificar i organitzar el teu esdeveniment esportiu, i les quals et faran seguir un calendari organitzat.

'Organitza el teu esdeveniment!

Crea una experiència esportiva única gràcies a la nostra ajuda. Ens ocupem de tota la planificació, organització i execució perquè sigui un veritable cas d'èxit.

Anar a dalt